Sammanfattning: Microsoft 365-licenser bör inte bara förnyas år efter år. Organisationer förändras, medarbetare byter roller och nya funktioner tillkommer. En strukturerad licensgenomgång kan hitta oanvända licenser och onödiga tillägg – men också säkerställa att kostnadsbesparingar inte samtidigt tar bort viktiga säkerhets- eller förvaltningsfunktioner.
Microsoft 365 är sällan en statisk miljö. En organisation kanske började med 40 användare. Några år senare finns 120 användare, flera licenstyper, extra Project- och Visio-licenser, Power BI, Copilot eller andra tillägg. Under tiden har människor:
- bytt roller
- slutat
- börjat
- gått över till att arbeta som konsulter
- fått tillfälliga licenser som aldrig togs bort
Det är därför inte särskilt konstigt om licensbilden med tiden blir svår att överblicka.
Licensoptimering handlar inte bara om att köpa billigare
Det enklaste sättet att sänka kostnaden är förstås att ta bort eller nedgradera licenser. Men det kan också vara ett dåligt beslut. En licens kan innehålla funktioner som används för exempelvis:
- identitetsskydd
- Conditional Access
- enhetshantering
- informationsskydd
- loggning
- säkerhetsfunktioner
Om organisationen endast tittar på vilka Office-appar användaren öppnar kan analysen därför bli missvisande. Licensoptimering behöver väga ihop tre perspektiv:
- Vad behöver användaren?
- Vad används faktiskt?
- Vilka funktioner behöver organisationen för säkerhet och styrning?
Det är först då beslutet blir relevant.
Börja med fakta
Microsoft 365 Admin Center innehåller rapporter för bland annat tilldelade licenser och användning. Microsoft beskriver uttryckligen att användningsrapporterna kan visa vilka personer som använder en tjänst mycket och vilka som knappt använder den och därför kanske inte behöver en viss Microsoft 365-licens. Rapporterna finns normalt för perioder om 7, 30, 90 och 180 dagar, och det finns även rapporter för aktiva användare och användning av Microsoft 365-apparna.
Det ger en bra start. Men rapporten ska inte automatiskt fatta beslutet.
En användare kan se inaktiv ut av helt rimliga skäl
Tänk exempelvis på:
- föräldraledighet
- långtidssjukskrivning
- säsongsarbete
- projektanställning
- tjänstledighet
- servicekonton
- resurskonton
- beredskapsroller
En licens som ser oanvänd ut kan fortfarande fylla en funktion. Därför behöver analysen kopplas till HR, chef, IT och verksamhet.
Börja med användartyper
Ett effektivt sätt är att definiera några få standardprofiler, exempelvis:
- kontorsanvändare
- mobil användare
- chef eller ledning
- teknisk administratör
- konsult
- frontline-användare med begränsat behov
- resurs- eller funktionskonto
Därefter definieras vilka funktioner varje profil faktiskt behöver. Det gör onboarding enklare. Det gör också förändringar enklare när någon byter roll.
Joiner, mover, leaver är en licensfråga
Licenskostnader avslöjar ofta problem i identitetslivscykeln.
- När en person börjar: vem beställer licensen?
- När en person byter roll: vem kontrollerar om licensen fortfarande är rätt?
- När personen slutar: när tas licensen bort? Vad händer med postlåda och OneDrive? Finns extra produkter kvar?
En väl fungerande onboarding- och offboardingprocess kan därför ge både lägre kostnad och bättre säkerhet.
Glöm inte tilläggslicenserna
De stora licenspaketen får mest uppmärksamhet. Men kostnader kan också finnas i:
- Project
- Visio
- Power BI
- Copilot
- telefoni
- säkerhetsprodukter
- andra Microsoft-tillägg
Microsofts användningsdata innehåller uppgifter om aktivering, licenstilldelning och produktanvändning som kan användas som beslutsunderlag för både införande och licensiering. Det gör att organisationen kan ställa mer konkreta frågor: har användaren licensen för att den verkligen behövs, eller för att personen behövde den till ett projekt för två år sedan?
Var försiktig med säkerhetsfunktionerna
Det finns en lockelse i att säga: den här användaren öppnar bara Outlook och Teams, så vi kan nedgradera. Men användarens synliga produktanvändning är inte hela bilden. Den nuvarande licensen kan också vara en förutsättning för vissa säkerhets- eller förvaltningsfunktioner som organisationen använder centralt.
Därför bör varje förändring verifieras mot Microsofts aktuella licensvillkor och funktionstabeller innan den genomförs. Produktpaketeringen förändras dessutom över tid. Det gör licensoptimering till ett förvaltningsarbete, inte en engångsövning.
En praktisk licensgenomgång
Vi brukar se ett upplägg i ungefär följande steg:
- Inventera. Vilka licenser och tillägg finns? Hur många är tilldelade? Hur många är lediga?
- Analysera användning. Vilka tjänster används? Vilka licenser verkar underutnyttjade?
- Koppla användaren till rollen. Vilka arbetsuppgifter och säkerhetskrav gäller?
- Kontrollera tekniska beroenden. Vilka funktioner för identitet, säkerhet, klienthantering och compliance bygger på licensen?
- Identifiera förändringar. Ta bort, flytta, standardisera eller justera där det är rimligt.
- Bygg en förvaltningsprocess. Bestäm vem som följer upp licenser framöver och hur ofta.
Standardisering ger ofta större effekt än jakt på enstaka licenser
Om varje användare har en unik kombination blir licenshanteringen dyr att förvalta. Några få tydliga standardprofiler gör det enklare att:
- beställa
- felsöka
- budgetera
- följa upp
- byta roll
- avsluta konton
Det ger också bättre kontroll över vilka säkerhetsfunktioner organisationen faktiskt förlitar sig på.
Så kan Kristensson i Skåne stödja
Kristensson i Skåne arbetar med Microsoft 365 ur ett tekniskt, ekonomiskt och säkerhetsmässigt perspektiv. Vi kan exempelvis hjälpa till med:
- licensinventering
- användningsanalys
- licensprofiler
- onboarding och offboarding
- Entra ID
- Conditional Access
- Intune
- Microsoft 365-säkerhet
- löpande förvaltning
Vill ni börja med en samlad genomgång av miljön är vår Microsoft 365 Health Check en naturlig startpunkt. Läs också gärna vår artikel om säker Microsoft 365, som fördjupar säkerhetsperspektivet.
Vanliga frågor
Kan Microsoft visa vilka licenser som inte används?
Microsofts rapporter ger användnings- och licensdata som är ett bra underlag, men verksamheten behöver fortfarande avgöra om licensen ska tas bort. En till synes inaktiv användare kan ha helt rimliga skäl.
Hur ofta bör licenser granskas?
Det beror på hur snabbt organisationen förändras. En återkommande genomgång, kombinerad med kontroll vid roll- och anställningsförändringar, är normalt bättre än en stor punktinsats vart tredje år.
Är den billigaste licensen alltid bäst?
Nej. Säkerhet, klienthantering, compliance och andra funktioner måste vägas in. En nedgradering kan ta bort funktioner som organisationen förlitar sig på centralt.
Kan licensoptimering även förbättra säkerheten?
Ja. Arbetet upptäcker ofta gamla konton, onödiga rättigheter och brister i onboarding och offboarding.
Betalar ni för licenser ni inte behöver, eller är ni osäkra på vilka funktioner ni faktiskt förlitar er på? Läs mer om vårt erbjudande inom Microsoft 365 för företag eller kontakta oss för ett förutsättningslöst samtal.
Källor: Microsoft Learn, Microsoft 365 admin center usage reports overview och Microsoft 365 Apps active users report (verifierat 2026-09-08).
Den här texten är allmän information. Microsofts licensvillkor och produktpaketering förändras över tid; kontrollera alltid aktuella villkor innan en licensförändring genomförs.