Digital effektivisering
Kristensson i Skåne AB hjälper mindre bolag och föreningar att lägga mindre tid på administration: arbetsflödena kartlagda, systemen kopplade till varandra, en hemsida som avlastar i stället för att bara finnas, och ordning på kontakter, dokument och uppföljning.
De flesta mindre organisationer har redan köpt digitala verktyg. Det som saknas är sällan ett system till, utan kopplingarna mellan dem. Uppgifterna skrivs in en gång i formuläret, en gång i registret och en gång i ekonomisystemet. Bekräftelser skickas för hand. Påminnelser skickas när någon kommer ihåg det. Och när den personen är sjuk eller slutar följer halva rutinen med.
Vi börjar därför i arbetet, inte i tekniken: vad som görs ofta, vad som görs manuellt och vad som bara en person kan. Sedan tar vi ett flöde i taget, bygger i de verktyg ni redan betalar för där det går, och dokumenterar det så att det överlever en semester. AI är ett av verktygen, inte utgångspunkten — det egna området AI och automation går djupare på införande och styrning av AI-verktyg.
I korthet
- Vem
- Mindre bolag och föreningar som har flera digitala system men fortfarande arbetar manuellt mellan dem
- Vad
- Kartläggning av arbetsflöden, automatisering och integrationer, hemsida och självservice, sökbarhet lokalt, CRM och medlemsadministration samt digital ordning
- Hur
- Ett avgränsat flöde i taget, byggt i den miljö ni redan har, med tiden före och efter mätt så att nyttan går att se
Vanliga situationer
Så här brukar det börja. Känner ni igen er i någon av dem vet vi ungefär var vi ska starta.
Samma uppgift skrivs in i tre system
Formuläret, registret och ekonomisystemet vet inte om varandra, så någon för över uppgifterna för hand.
Läs om integrationer →Hemsidan finns, men den avlastar ingen
Besökaren hittar ett telefonnummer i stället för att kunna boka, anmäla sig eller ansöka själv.
Läs om hemsidan →Ingen hittar er när de söker på orten
Verksamheten är bra men syns inte i sökresultatet, och kartuppgifterna stämmer inte längre.
Läs om synlighet →Allt sitter hos en person
Dokumenten ligger i en privat inkorg, rutinerna i någons huvud, och ingen annan kommer åt kontot.
Läs om digital ordning →Det här arbetar vi med
Sex områden. De flesta uppdrag börjar i det första och fortsätter i ett eller två av de andra.
Kartläggning av arbetsflöden
Vi går igenom hur arbetet faktiskt görs i dag: hur kunder eller medlemmar kommer in, var uppgifterna hamnar, vad som kopieras för hand och vad som upprepas varje vecka.
Ni får: en handlingsplan med de tunga momenten rangordnade, en uppskattning av tidsåtgången och förslag på vad som är värt att göra först.
Omfattning: avgränsad genomgång, sätts efter verksamhetens storlekLäs mer → AutomationAutomatisering och integrationer
Formulär till register, bokning till kalender och bekräftelse, offert till uppföljning, synk mellan ekonomisystem och CRM, påminnelser som går av sig själva.
Ni får: ett flöde i drift, en beskrivning av hur det fungerar och vem som förvaltar det.
Omfattning: per flöde, till uppskattat kostnadsförslag och om möjligt ett fast prisLäs mer → WebbHemsida och digital självservice
En hemsida som tar emot bokningar, anmälningar, medlemsansökningar och offertförfrågningar, och som startar rätt flöde när formuläret skickas.
Ni får: en sida som fungerar på mobil, är tillgänglighetsanpassad och har drift, säkerhet och uppdateringar ordnade.
Omfattning: ny sida eller förbättring av befintligLäs mer → SökbarhetSökbarhet och lokal synlighet
Teknisk sökoptimering, Google-företagsprofil, landningssidor för tjänster och orter, och en struktur som gör att nytt innehåll faktiskt hittas.
Ni får: en genomgång av nuläget, åtgärder i prioritetsordning och uppföljning av trafik och inkommande förfrågningar.
Omfattning: genomgång, eller genomgång plus löpande arbeteLäs mer → RegisterCRM och medlemsadministration
Val och införande av CRM eller medlemssystem, migrering från kalkylblad, struktur för kontakter och aktiviteter, utskick, ärendehistorik och behörigheter.
Ni får: ett register som går att lita på, med tydliga behörigheter och rutiner för hur det hålls uppdaterat.
Omfattning: införande som projekt, eller stegvisLäs mer → OrdningDigital ordning och kunskapshantering
Struktur för filer och behörigheter, en gemensam kunskapsbank, mallar och checklistor, dokumenterade rutiner och en introduktion som nya medarbetare kan följa.
Ni får: en inventering av vem som äger vilket konto, vilken domän och vilken licens — och rutiner som inte sitter i en persons huvud.
Omfattning: avgränsat uppdrag, eller del av ett löpande uppläggLäs mer →Vanliga frågor
Är det här samma sak som AI och automation?
Nej, men de gränsar till varandra. Det här området utgår från arbetet: vad som tar tid, vad som görs för hand och hur systemen kan hänga ihop. AI och automation går djupare på att införa och styra AI-verktyg. Är det ett flöde som ska byggas om börjar vi här; är det AI-verktyg som ska införas och styras börjar vi där.
Vi är en förening med liten budget — passar det här oss?
Ofta ja, för att det brukar finnas mycket att hämta i just föreningar: många administrativa flöden, begränsade resurser och stort personberoende. Vi börjar i så fall med ett enda flöde som gör ont, till en avgränsad omfattning, i stället för att sätta igång ett stort projekt.
Måste vi byta system?
Nej, det är sällan svaret. Vi bygger i första hand i de verktyg ni redan betalar för, och föreslår byte bara när det befintliga verkligen står i vägen. I så fall säger vi varför, och vad bytet kostar i tid och arbete utöver licensen.
Hur köps arbetet?
I tre storlekar. En digital hälsokontroll som går igenom arbetsflöden, system, hemsida och digitala risker och landar i en prioriterad åtgärdsplan. Ett avgränsat projekt där ett eller flera flöden byggs om. Eller ett löpande upplägg med support, mindre förbättringar, webbunderhåll, sökbarhet och uppföljning. Vi lämnar ett uppskattat kostnadsförslag och om möjligt ett fast pris.
Så arbetar vi med digital effektivisering, i detalj
De sex områdena ovan, beskrivna närmare.
Kartläggning av arbetsflöden
Nästan alla uppdrag börjar här, och det är sällan tekniken som är det svåra. Vi går igenom hur organisationen arbetar i dag: hur en ny kund eller medlem kommer in, var informationen lagras, vad som kopieras för hand mellan system, hur fakturor, påminnelser och bekräftelser skickas, vilka uppgifter som återkommer varje vecka — och vad som händer när en viss person är sjuk eller slutar.
Vi mäter det som går att mäta: hur många gånger något görs, ungefär hur lång tid det tar och var felen brukar uppstå. Det är den siffran som avgör vad som är värt att automatisera, för allt är inte det. Resultatet är en handlingsplan med de tyngsta momenten först och ett förslag på var vi börjar.
I korthet
- Genomgång av flödena in, genom och ut ur verksamheten
- De manuella momenten identifierade och ungefärlig tidsåtgång uppskattad
- En prioriterad handlingsplan i stället för en lista på verktyg
- Personberoendet synliggjort: vad bara en person kan göra
Automatisering och integrationer
Det här är oftast där det tydligaste ekonomiska värdet finns. Ett webbformulär som lägger uppgifterna direkt i CRM eller medlemsregistret. Ett välkomstmejl som går av sig självt. En bokning som hamnar i kalendern, skickar bekräftelse och påminner i tid. En offertförfrågan som blir en uppgift med uppföljning. Synk mellan ekonomisystem, CRM och projektverktyg. Aviseringar, dokument som skapas från formulärdata, påminnelser om obetalda fakturor eller avtal som löper ut, rapporter som sammanställs automatiskt.
Vi bygger i första hand i det ni redan betalar för. Ett flöde i taget, med ett tydligt före och efter, och alltid med frågan vad som händer när det går fel: vem märker det, och vad gör man då. Där AI är rätt verktyg för uppgiften använder vi det, men införande och styrning av AI-verktyg hör hemma i det egna området AI och automation.
I korthet
- Ett avgränsat flöde i taget, byggt i befintliga verktyg där det går
- Felhantering och larm inbyggt, inte påklistrat efteråt
- Dokumenterat så att någon annan kan förvalta det
- Tiden före och efter mätt, så att nyttan går att visa
Hemsida och digital självservice
En hemsida är inte klar för att den ser bra ut. Frågan är om den tar arbete ifrån er eller lägger till. Bokning och anmälan, medlemsansökan, offertformulär, evenemangskalender, betalning, dokument- eller medlemssidor — och framför allt vad som händer efter att formuläret skickas. Ett formulär som bara mejlar en inkorg har flyttat arbetet, inte tagit bort det.
Vi arbetar med tillgänglighet från början, eftersom det både är rätt och i vissa fall ett krav — organisationer som tar emot offentliga medel eller utför offentligt finansierad verksamhet kan omfattas av lagen om tillgänglighet till digital offentlig service. Drift, säkerhet, säkerhetskopiering och uppdateringar ingår i hur vi lämnar över, oavsett om ni sköter sidan själva därefter eller vill att vi gör det.
I korthet
- Självservice som faktiskt avlastar: boka, anmäla, ansöka, betala
- Automatiskt flöde efter formulärinskick, inte bara ett mejl
- Tillgänglighet och mobil som utgångspunkt
- Drift, säkerhet och uppdateringar ordnade och överlämnade
Sökbarhet och lokal synlighet
För en lokal verksamhet är sökningen ofta första kontakten. Vi går igenom det tekniska först — att sidorna går att indexera, laddar snabbt och fungerar på mobil — och därefter innehållet: vad kunderna faktiskt söker på, och om ni har en sida som svarar på det. Landningssidor per tjänst och ort, en struktur som gör att nytt innehåll hamnar rätt, och befintliga texter förbättrade i stället för utbytta.
Google-företagsprofilen hör hit och är ofta lågt hängande frukt: rätt kategori, rätt öppettider, bilder, och en rutin för recensioner. Sedan följer vi upp trafik och inkommande förfrågningar, för det är de senare som betyder något. Vi lovar inga placeringar — de bestäms inte av oss — men vi kan visa vad som ändrats och vad det gav.
I korthet
- Teknisk genomgång: indexering, hastighet, mobil, struktur
- Sökordsanalys utifrån vad kunderna faktiskt frågar efter
- Google-företagsprofil och lokala uppgifter i ordning
- Uppföljning av trafik och förfrågningar, inte bara placeringar
CRM och medlemsadministration
Många mindre organisationer sköter kontakter och medlemmar i kalkylblad, mejl och enskilda personers minne. Det fungerar tills det inte gör det: någon slutar, två listor säger olika saker, eller en avisering går till fel adress. Vi hjälper er välja och införa ett CRM eller medlemssystem som är rimligt för storleken, migrera från kalkylbladen och sätta en struktur för kontakter, företag och aktiviteter.
Därefter det som gör registret användbart: automatiska uppföljningar, segmentering, utskick och nyhetsbrev, ärendehistorik, behörigheter och regler för datakvalitet. Föreningar har dessutom personuppgifter som behöver hanteras varsamt — medlemsuppgifter, bilder, samtycken och gallring. Där drar vi på samma kompetens som i vårt område Dataskydd och integritet.
I korthet
- Val och införande av CRM eller medlemssystem i rimlig storlek
- Migrering från kalkylblad, med dubbletter och luckor hanterade
- Behörigheter, datakvalitet och rutiner för att hålla registret aktuellt
- Personuppgifter hanterade rätt: samtycken, bilder och gallring
Digital ordning och kunskapshantering
Ett vanligt problem är att dokument ligger utspridda i mejl, på datorer och i molnmappar, och att ingen riktigt vet vilken version som gäller. Vi sätter en struktur för filer och mappar, en gemensam kunskapsbank, mallar och checklistor, och skriver ned de rutiner som i dag bara finns som vana.
Den mest värdefulla delen är ofta den enklaste: en inventering av vem som äger vilket konto, vilken domän, vilken licens och vilket abonnemang. I mindre organisationer ligger inte sällan halva verksamheten registrerad på en privatperson. Vi reder ut det, sätter behörigheter som klarar en överlämning och tar fram en introduktion som en ny medarbetare eller en ny styrelse kan följa.
I korthet
- Struktur för filer, mappar och versioner som håller
- Dokumenterade rutiner och en introduktion för nya
- Inventering av konton, domäner, licenser och abonnemang
- Behörigheter som klarar att en person slutar
Arbetet går att köpa i tre storlekar: en digital hälsokontroll som går igenom arbetsflöden, system, hemsida och digitala risker och landar i en prioriterad åtgärdsplan; ett avgränsat effektiviseringsprojekt där ett eller flera konkreta flöden byggs om; eller ett löpande upplägg där support, mindre förbättringar, webbunderhåll, sökbarhet och uppföljning ingår. Vill ni veta hur det skulle se ut hos er? Kontakta oss, så berättar vi mer.
Vill ni se vad som tar onödig tid hos er?
Kontakta oss