Införande och styrning av AI-verktyg

Att köpa licenser är inte att införa ett AI-verktyg. Nyttan uppstår först när verktyget når det arbete som faktiskt görs, och risken uppstår när det når information som inte borde vara delad. Vi börjar därför i datagrunden: vad som är överdelat, vilka behörigheter som gäller och vilken information som är känslig. Det gäller oavsett vilket verktyg det handlar om.

Vilket verktyg som passar avgörs av uppgiften, inte av leverantören. Har ni Microsoft 365 ligger Copilot ofta närmast, eftersom det redan finns i den miljö där arbetet görs, och Microsofts egen vägledning lägger datagrunden först, före utrullning. Vi arbetar också med andra AI-tjänster, och vi följer utvecklingen löpande och provar nya verktyg för att se vilka som faktiskt gör nytta.

Därefter sätter vi styrningen, kör en pilot med en avgränsad grupp och följer upp vad som verkligen används innan vi går bredare. Vi tar också fram arbetssätten: var verktyget hjälper i era vanligaste uppgifter, och var det inte gör det.

Automatisering av manuella flöden

Det mesta manuella arbetet som är värt att automatisera har tre kännetecken: det görs ofta, det följer regler och resultatet är kontrollerbart. Vi börjar med att kartlägga flödet som det faktiskt går, inte som det är beskrivet, och avgör tillsammans med er vad som är lämpligt att automatisera och vad som bör förbli en mänsklig bedömning.

Vi bygger i de verktyg ni redan har licens för när det är möjligt, eftersom en automatisering som kräver en ny plattform sällan blir förvaltad. Flödet dokumenteras och lämnas över med en beskrivning av vad som händer när något går fel.

Små interna verktyg och integrationer

Ibland finns behovet men inte produkten. Ett internt formulär som matar rätt system, en integration mellan två verktyg som inte talar med varandra, en sammanställning som någon gör manuellt varje månad. Sådant är för smalt för en upphandling och för konkret för att vänta på.

Vi bygger avgränsat, för ett tydligt behov, och lämnar över med dokumentation. Målet är att verktyget ska gå att förvalta av er eller av oss, inte att bli ett beroende ingen förstår.

AI-riktlinjer och arbetsinstruktioner

En riktlinje som bara säger att man ska vara försiktig styr ingenting. Det som styr är att det framgår vilken information som får användas i vilket verktyg, vem som godkänner nya användningsfall och vad som gäller när ett svar från ett AI-verktyg ska användas i ett beslut.

Vi kopplar därför riktlinjerna till er informationsklassning i stället för att skriva dem fristående, och skriver arbetsinstruktioner som är konkreta nog att följa i vardagen. Där ni redan har processer för godkännande och inköp återanvänder vi dem hellre än att bygga ett separat AI-styrsystem.

Utbildning i praktisk användning

Generella AI-introduktioner ger sällan förändrat arbetssätt. Vi utbildar därför i era egna verktyg och på era egna arbetsuppgifter, med exempel från det arbete deltagarna faktiskt gör.

Utbildningen tar också upp gränserna: vad verktyget är bra på, var det gör fel och vilken information som inte hör dit. Deltagarna går därifrån med något de kan använda samma dag och med underlag de kan gå tillbaka till.